各オブジェクトに対して、ユーザーごとに自分自身が担当として割り当てられている情報の閲覧・編集・削除のみ許可するといったアクセス権限が設定できます。
例えば、代理店のユーザーに限り自分の案件情報以外を閲覧できないように制御する/見込客データはどのユーザーも自分の所有するデータ以外を閲覧できないように制御する、といったことが「共有ルール設定」を用いることで可能となります。
※こちらの設定は、高度なアクセス権設定で利用できます
※画面キャプチャは、従来版のバージョンに基づいています。最新のアップデートにより、画面のUIやメニューの導線が異なる場合がございます。あらかじめご了承ください。
項目による絞り込み・外部ユーザーによる絞り込みとは
自分自身の担当データのみを表示・操作可能とする設定は、2種類の方法(項目による絞り込み・外部ユーザーによる絞り込み)がございます。
- 項目による絞り込み
"絞り込みに使用する項目"で判定します。管理者を除く全ユーザーに対して有効です。自分自身が選択されているデータ、自分自身が作成したデータ、"絞り込みに使用する項目"が空白のデータが閲覧・編集・削除が可能となる設定が適用されます。
- 外部ユーザーによる絞り込み
"絞り込みに使用する項目"で判定します。外部ユーザーとして指定されている人に対して有効です。自分自身が選択されているデータのみ閲覧・編集・削除が可能となる設定が適用されます。
外部ユーザー以外のユーザーは、レコードアクセス権設定で許可されている権限が適用されます。※外部ユーザーの指定方法は、本記事の目次 ■「外部ユーザーによる絞り込み」設定方法>1.外部ユーザーの登録 箇所をご参照ください
■項目による絞り込み・外部ユーザーによる絞り込み比較表
■「項目による絞り込み」設定方法
1.[共有ルール設定]に移動する
[設定]>[高度なアクセス権限設定]>[共有ルール設定]にアクセス
2.共有ルールを追加する
オブジェクト毎にルールを設定する画面が表示されるので、ルールを設定したいオブジェクトの右側にある[作成する]ボタンをクリックします。すでに設定済みのルールを修正する場合は、画像枠内の編集ボタンより編集します。
※今回は会社オブジェクトでルールを設定する場合の説明をします
3.共有ルールを編集する
①ルール名
管理画面に表示する「ルール名」を入力します
②ルール
[+and]をクリックし、ルールの編集欄を表示させます。「項目による絞り込み」を選択します。絞り込みに使用する項目は、ユーザー選択型の項目から選ぶことが可能です。さらに[+and]でをクリックして、ルールを複数追加することもできます。
※AND条件のため、複数ルールを設定した場合はすべての条件を満たしていなければアクセス権を持たない状態となります点ご注意ください
③有効/無効の切り替え
有効状態で[作成]をクリックすると、共有ルールが適用されます。
■「外部ユーザーによる絞り込み」設定方法
1.外部ユーザーの登録をする
外部ユーザーによる絞り込みで特定ユーザーに対してアクセス制御を行う場合、あらかじめ対象ユーザーを設定する必要がございます。
■新規招待するユーザーを外部ユーザーとして登録する
[設定]>[ユーザー一覧]>[+ユーザーを招待する]から招待するユーザーのメールアドレスを入力する際、「外部ユーザーとして招待する」にチェックを入れると、外部ユーザーとして招待されます。
■登録済みユーザーを外部ユーザーとして変更する
①[設定]>[高度なアクセス権設定]>[ロール設定]より、外部ユーザーとして指定したいユーザーが所属するロールをクリックします
②該当ユーザーにチェックを入れ、[選択したメンバーを編集]をクリックします
③編集画面で「外部ユーザーとして招待する」にチェックを入れ、保存します
※外部ユーザーとして有効化されているユーザーも、「外部ユーザーによる絞り込み」の設定がされていないオブジェクトでは、レコードアクセス権の設定により付与されているデータ操作権限が適用されます
2.[共有ルール設定]に移動する
[設定]>[高度なアクセス権限設定]>[共有ルール設定]にアクセス
3.共有ルールを追加する
オブジェクト毎にルールを設定する画面が表示されるので、ルールを設定したいオブジェクトの右側にある[作成する]ボタンをクリックします。すでに設定済みのルールを修正する場合は、画像枠内の編集ボタンより編集します。
※今回は会社オブジェクトでルールを設定する場合の説明をします
4.共有ルールを編集する
①ルール名
管理画面に表示する「ルール名」を入力します
②ルール
[+and]をクリックし、ルールの編集欄を表示させます。「外部ユーザーによる絞り込み」を選択します。外部ユーザーと判定する項目は、ユーザー選択型の項目から選ぶことが可能です。さらに[+and]でをクリックして、ルールを複数追加することもできます。
※AND条件のため、複数ルールを設定した場合はすべての条件を満たしていなければアクセス権を持たない状態となります点ご注意ください
③有効/無効の切り替え
有効状態で[作成]をクリックすると、共有ルールが適用されます