※画面キャプチャは、従来版のバージョンに基づいています。最新のアップデートにより、画面のUIやメニューの導線が異なる場合がございます。あらかじめご了承ください。
CSVファイルを取り込むことでデータを一括でGENIEE SFA/CRMにインポートすることができます。
初回のインポートや各オブジェクトにデータをインポートする場合は、データ構造で親オブジェクトにあたるオブジェクトを優先してインポートしてください。
データのインポートはオブジェクトごとに行う必要があります
※オブジェクト構造について知りたい方は、「案件の追客漏れや未入力の項目を分かるようにしたい」をご参照ください
※画面キャプチャは、従来版のバージョンに基づいています。最新のアップデートにより、画面のUIやメニューの導線が異なる場合がございます。あらかじめご了承ください。
データをインポートする前の準備をする
1.インポート用データのひな型を用意する
レポート機能を活用することでインポート用データのひな形を用意することができます。抽出したデータの一行目に項目名が表示されますので、ヘッダ行としてご活用ください。
※高度なアクセス権設定をしているお客様は、レポート作成時に[ロール]項目を必ず入れてください
2.インポートデータを作成する
ひな型のヘッダ行に沿って入力していきます。
文字コードは「Shift-JIS」もしくは「UTF-8」を選択してください。
その他注意事項は、[設定]>[データの一括追加・更新]>各オブジェクトを選択したページにある【ご利用方法】や「インポートファイルの作成方法を知りたい」をご参照ください。
SFAにデータをインポートする
インポートデータの準備ができたら、インポート作業を開始します。
※「会社」を例に取り上げます
1.データをインポートするページにアクセスする
データをインポートするページにアクセスする方法は2種類ございます。
2.[データを一括で追加する]を選び、ファイルを選択する
[データを一括で追加する]のラジオボタンにチェックを入れます。
[ファイルを選択]をクリックして、PCのフォルダからCSVファイルを選択するか、ページ中央にCSVファイルをドラッグしてください。
3.取り込んだファイルの項目とSFAのデータベース項目を紐付ける
[リストの名称]に取り込むリストの名称を入力します。
次に、左側の[取り込んだファイルの項目]をドラッグし、対応する[データベースの項目]にドロップすることで項目を紐付けます。
[取り込んだファイルの項目]と[データベースの項目]が一致している場合は自動的に紐付けられます。
全ての紐付けが完了したら[データを取り込む]をクリックします。
※テーブル間の紐付け動作はオブジェクトごとに異なります
4.親オブジェクトとの関連付けの設定をする
-会社-(カスタムオブジェクトが親として結びついている場合)
「カスタムオブジェクト」が「会社」の親として存在し、データを結び付けたい場合は「会社」と紐付けのキーとなる項目を選択します。
紐付けの項目は他と被らない名称のもの=ユニークな項目、かつ「会社」と「カスタムオブジェクト」でデータが共通する項目を選択してください。
例えば、カスタムオブジェクト「代理店」に対して会社を子として紐づけたい場合は代理店名などになります。
-担当者-
「会社」と紐付けのキーとなる項目を選択します。
紐付けの項目は他と被らない名称のもの=ユニークな項目、かつ「会社」と「担当者」でデータが共通する項目を選択してください。
一般的には会社名などになります。
-商談-
「会社」と紐付けのキーとなる項目を選択します。
紐付けの項目は他と被らない名称のもの=ユニークな項目、かつ「会社」と「商談」でデータが共通する項目を選択してください。
「担当者」は「会社」と紐付いている場合、「商談」ともそのままリンクするため結び付けなくても問題ありません。
-商談の繰り返し計上-
「商談」と紐付けのキーとなる項目を選択します。紐付けが必須となっております。
あらかじめ[項目設定]>[繰り返し計上]で、「商談名」「会社名」など他と被らない名称のもの=ユニークな項目を繰り返し計上の項目に入れておくとスムーズにインポートできます。
-商品マスタ-
「商品」のインポートの際は「商談」に結ばれる「商談商品」のキー項目は反映されませんのでご注意ください。
「商談」と結び付けたい場合は「商談商品」からインポートを行ってください。
-商談商品-
「商談」、「商品」と紐付けのキーとなる項目を選択します。両方の紐付けが必須となっております。
商品項目に商談との共通項目を追加し、レポートでひな形を作成する段階で、それぞれユニークな「商談」と「商品」の紐付け項目も含めることをおすすめします。
(例として商品は商品名、商談は会社名や商談名など)
-活動履歴-
「活動履歴」は見込客/会社/担当者/商談と紐付けが可能なため、結び付けたいオブジェクトを選択します。
選択後、ユニークな項目、かつそれぞれのオブジェクトと活動履歴でデータが共通する項目を紐付けのキーとなる項目として選択してください。
また結び付け先が親子関係であるものに対してはその親にも結び付きます。
(例:「商談」と「活動履歴」を紐付けた場合、「商談」が紐付く「会社」にもデータが紐付きます)
ーカスタムオブジェクトー
「カスタムオブジェクト」はカスタムオブジェクト作成時に設定したオブジェクトに対して紐付けが可能です。
各オブジェクトごとに紐づけのキーとなる項目を選択します。
選択後、ユニークな項目、かつそれぞれのオブジェクトとカスタムオブジェクトでデータが共通する項目を紐付けのキーとなる項目として選択してください。
同時に複数のオブジェクトとの紐づけが可能です。
※紐づけのキーとなるデータが重複している場合は先に登録されたデータに紐付けされます
※紐づけのキーとなるオブジェクトの項目を[紐付けなし]で選択いただいた場合でも、取り込むCSVデータに項目データがある場合は紐付けが変更される可能性がありますのでご注意ください
※「担当者」・「商談」の一括更新時に紐づけのキーを[紐付けなし]で選択しても、『会社』のマスタ項目にデータが存在する場合には重複する会社のうちレコード作成が最も古いものに紐づけが変わります
5.データを取り込む
ファイルの取り込み結果が表示され、ファイルからデータが取り込まれます。取り込んだ後は、別のページに変更しても問題有りません。
データのインポートの状況を知りたい場合は、[インポート管理画面]の中で確認することができます。
インポートが完了すると、[インポート管理画面]のステータスは「取込処理完了(エラーなし)」と表示されます。
また、データを取り込んだオブジェクトの一覧ページにある表示条件に、インポート時に入力したリストが表示されます。
ステータスの中で"エラーあり"と表示されたら
インポート一覧のステータスの中で"エラーあり"と表示された場合は、ファイルかSFAで不備が発生している可能性が高いです。
ファイルの[選択]ボタンをクリックすると、取り込んだファイルの何行目にどんなエラーがあるかを確認することができますので、内容にそって取り込んだファイルの内容やSFAの設定を修正し、再度インポート作業を行ってください。