SFA上でユーザー同士で会話をしたい

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チャット機能とは

チャット機能とは、各データごとにチャットを開き、ユーザー同士でやり取りができる機能です。例えば、商談の中でネクストアクションについて議論ができたり、他のツールに移動せずにやり取りが完結できるので、業務の効率化に繋げることができます。

 

 

利用前の設定をする

1.チャットを表示する

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［設定］＞［組織設定］をクリックし、下部の「拡張セキュリティを有効にする」にチェックがまだ入っていない場合はチェックを入れて保存をしてください。

チェックが入っている場合もしくは上記保存後に、同じく［組織設定］の末尾に、「チャットを有効にする」のチェックボックスが追加されます。

チェックボックスにチェックを入れて保存することで機能が開放され、各レコードに対してチャットができるようになります。

2.チャットを利用できる人を限定する

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こちらでは、チャットに関する権限設定について紹介します。
［設定］＞［高度なアクセス権設定］＞［操作権限設定］から、下記の3つの権限を設定することができます。

  • 閲覧：コメントの閲覧のみが可能
  • 投稿：コメントの閲覧・投稿が可能（自身の投稿のみ編集と削除が可能）
  • 統制：コメントの閲覧・投稿・他ユーザーの投稿を編集と削除・通知設定の確認と変更が可能

※統制権限を持っていても、投稿の権限のチェックが外れている場合は投稿はできません
※管理者設定に指定されているユーザーは閲覧・投稿・統制いずれの権限も付与されます

3.コメントがされた際のメール通知を設定する

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統制権限を持つユーザーについては、［設定］＞［コメント通知設定］の設定項目が追加されています。コメントの通知先や通知条件の設定を変更することができます。通知は、最初のコメントとそれ以降に返信されるコメントの投稿も含めて受信できます。
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  • コメント一般の通知設定
    • フィードへのコメントを全員に通知
      投稿されたチャット内容を登録あるユーザーのメールアドレス全員にメール通知がされます
    • ユーザーがメンションされた際に通知
      投稿されたチャットに該当ユーザーのメンションがついている場合のみ、メール通知がされます
      ※［設定］＞［高度なアクセス権設定］のいずれかの設定で、該当のオブジェクトの閲覧が禁止されている場合、メール送信はされません
  • コメント先レコードに紐づくユーザーを対象とした通知設定
    カスタムオブジェクト含むオブジェクトごとに「ユーザー選択」項目で選択されているユーザーに対してメール通知をさせることができます。
    例：自身が「営業担当」項目に選択されている商談にチャットが投稿されたら、通知されるなど

※複数の通知条件にマッチした場合にも、送信される通知メールはコメント1件につき最大1件です
※コメントの投稿者自身への通知/コメント更新時の通知は現在対応しておりません
※チャット機能はアプリ版は現在対応しておりません

 

 

チャットを利用する

■コメントを投稿する

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  1. コメントする
    「コメントする」をクリックすることで入力が可能です。
    既に入力されたコメントに対しての返事として、子コメントに入力することも可能です。
    ※文字数制限は4,000文字です
  2. メンションをする
    @マークをつけることで、ユーザーリストが表示されます（数文字入力すると、自動で絞り込んで候補表示も可能です）。クリックすると、@ユーザー名になるので、特定のユーザーにメンションをすることができます。
    メンションされた人には通知をすることも可能です。（詳細は次項）
  3. ファイルアップロードする
    パソコン内にあるデータをチャットに添付させることが可能です。他コメントで添付されたデータはクリックすることでダウンロードされます。
    ※アップロード可能なファイルサイズは最大5MBです
    ※対応している拡張子は添付ファイルの対応拡張子と同様です
  4. いいね！する
    コメントに対して、いいね！のアクションが可能です。
  5. コメントを編集・削除する
    投稿自身のコメントについて、編集と削除が可能です。
    編集したコメントについては「編集済み」のマークがつきます。
    ※権限で「統制」が付与されているユーザーについては他の人が投稿したコメントも編集・削除することができます
    ※編集をした内容についてはメンション含め通知は現在対応しておりません

■チャット 全体フィードを使う

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投稿されている全てのチャットを一覧で見る・検索をすることができます。また、このスペースでもチャットのやり取りが可能です。

検索は「全てのコメント」/「投稿したコメント」/「自分宛てのコメント」とフリーワードの検索を掛け合わせて検索することができます。

また、各データに紐づいたチャットについては該当データに1クリックで遷移することができます。

■レコードごとにチャットをする

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各データに投稿されているコメントを確認・検索することが可能です。検索は「全てのコメント」/「投稿したコメント」/「自分宛てのコメント」とフリーワードの検索を掛け合わせて検索することができます。チャットの大きさも三段階で切り替えることが可能です。

※画面遷移をしますと、最小サイズに戻ります

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