Outlook連携について知る
GENIEE SFA/CRM(以下SFA)とOutlookを連携することで、数クリックでOutlook上のメール履歴をSFAに登録・保存できます。
SFA上で顧客との対応履歴を管理したい場合、メールでどのようなやりとりが交わされたのかも記録しておく必要があるでしょう。その際、わざわざOutlookを開いて内容をコピーし、SFA上にペーストするのは手間がかかってしまいます。
OutlookとSFAを連携していれば、ワンクリックでメール履歴を登録できるため、手間を減らし、時間も節約できます。Outlook上から簡単な登録操作を行うだけで、どんな文章を受信・送信したのかといった詳細をSFA上に保存することが可能です。
- 動作環境
Web版もしくはDesktop版のどちらかのアドイン利用
※保証外動作
・Web版のOutlookで複数のタブで同時にアドインを起動する・Web版/Desktop版両方のアドインを同時に起動する
・モバイル・タブレットでのアドイン利用の場合
の動作保証はしておりません。
アドインを追加する
※Outlookのバージョンなどによって、動線や画面UIは異なる場合がございます
1.Outlookアプリを開き、リボンメニューから[すべてのアプリ]>[アドインを取得]をクリックします
2.「アドイン」画面の[アドインの検索]欄で「geniee」と入力し、表示された[Geniee SFA/CRM]をクリックします
3.[追加]をクリックし、「追加済み」と表示されていることを確認します
インストールが完了すると、個人用アドインの一覧に「GENIEE SFA/CRM」が表示されます。
4.リボンメニューに「GENIEE SFA/CRM」が表示されていることが確認できれば、正常にインストールが完了です
OutlookのメールをSFAに取り込む
1.SFAに連携したいメールを開く
連携を実行したいメールを開き、アドインを開きます。
2.ログインをする
ジーニーSFA/CRMのアドインを開き、ログインボタンをクリックします。ウィンドウが表示されますので、通常webサイトとログインする際と同じメールアドレス/パスワードでログインしてください。
3.メールアドレスの検索を行い、登録先を選ぶ
受信をしたメールの to / cc / fromに含まれるメールの宛先が既にSFA内に登録されているかが検索されます。
①メールの宛先のメールアドレスと同じデータが登録されているオブジェクトのデータに関連して、活動履歴を作成することができます。添付ファイルにつきましても、SFAが対応している拡張子であれば、選択して添付することが可能です。
※対応する拡張子を知りたい場合は、添付ファイルをつけることができますか?をご参照ください。
➁①に表示されるオブジェクト以外に活動履歴を関連付けたい場合には、任意のオブジェクトを選択し、SFAに新しくレコードを作成することも可能です。
※新しく作成した後は、画面内の「更新」をクリックし、再度読込をすることで①の欄にそのレコードが表示されます。
検索の仕様は以下の通りです。
・見込客/会社/担当者オブジェクトの場合
e-mail(DB名称:email)項目のみに対して、送付元のメールアドレスと一致するものがないか検索する
・商談オブジェクトの場合
e-mail(DB名称:email)項目のみに対して、送付元のメールアドレスと一致するものがないか検索する
または、e-mail(DB名称:email)項目にヒットした会社/担当者に紐づく商談を検索する
※商談についてはデフォルトでemailのご用意がないため、各組織ごとに項目の作成が必要となります
4.活動履歴を作成する
関連するオブジェクトを選択したのち、[活動履歴の作成]をクリックしますと、SFAに活動履歴が作成されます。
■添付ファイルに関して
GENIEE SFA/CRM上に添付ファイルを保存することも可能です。メールの本文中に添付ファイルがある場合、[活動履歴作成]クリック後に以下の画面に遷移します。こちらから任意の添付ファイルを選択していただくことで、前ページで選択した会社/担当者/商談へ紐づけることができます。
※Outlookメール連携において、活動履歴に添付ファイルは紐づけは現在対応しておりません
※Gmail連携と異なり、担当者は添付ファイルへの保存は現在対応しておりません
■SFA側の注意点
メール内容の移動先は、以下の初期項目で固定となっておりますのでご注意ください。また、下記の項目以外の必須項目がある場合、連携が失敗します。
- メール件名
件名(subject)に連携します - メール内容
活動詳細(detail)に移動連携します(HTML形式でも可) - 受信日
活動期日(deadline_at)に連携します - 連携を実行したユーザー(=アドイン上でログインをしたユーザー)
作成者(created_by)に名前が記載されます
※上記の各項目の後ろの英字はフィールド名です。