名刺自動取り込み機能とは
名刺自動取り込み機能を使うと、スマートフォン(iOS)のGENIEE SFA/CRMアプリで名刺情報をスキャンすることにより、「見込客」や「会社」・「担当者」、「カスタムオブジェクト」に自動でデータを登録することができ、営業の入力工数の削減につなげることができます。
※Android版については新名刺の取り込み機能につきまして、アップデートをお待ちください
◼️プランについて
- 名刺機能はプロプラン以上でご利用可能です
-プロプラン:20枚/月・ユーザー無料
-エンタープライズプラン:50枚/月・ユーザー無料
(1アカウント当たりの無料枚数となりますが組織での共有は可能です)
◼️超過料金について
- 名刺無料取込枚数の上限を超えた場合には1枚あたり35円の請求が発生いたします
◼️データ化までの流れ
- 名刺読み込みからデータ化への反映期間:
名刺のデータ化は二段階の確認を経ています。
①OCR(*1)とChatGPT(*2)によるデータ化→即時
②目検の確認によるデータの補正→1〜2日
誤って入力されたデータがある場合は、データの上書きによる修正が実施されます。
なお、マッピング項目(*3)の「会社名の振り仮名」「姓(カナ)」「名(カナ) 」「支店」「HP」「名刺登録者」は目検修正の対象外となります。
*1:Optical Character Recognition(Reader)の略で、手書きや印刷された文字をイメージスキャナやデジタルカメラによって読みとり、コンピュータが利用できるデジタルの文字コードに変換する技術のことです
*2:OpenAIが2022年11月に公開した人工知能チャットボットで、生成AIの一種となります
*3:マッピング項目については「利用前の設定をする」の「2.名刺のテキストとSFAの項目のマッピング設定」をご参照ください
利用前の設定をする
※見込客もしくは会社・担当者にのみ、取り込みたい場合は「1.名刺取り込み先のオブジェクトを設定する」の説明はスキップしてください
1.名刺取り込み先のオブジェクトを設定する
名刺を取り込むオブジェクトを設定します。
- 見込客もしくは会社・担当者に取り込みたい場合
名刺機能付与時点の初期設定で取り込みが可能な状態となっております。
2.名刺のテキストとSFAの項目のマッピング設定のみご設定ください。 - カスタムオブジェクトに取り込みたい場合
[設定]>[名刺]>[名刺取り込み先オブジェクト設定]をクリックします。(※1)
名刺から読み取ったデータをどのGENIEE SFA/CRM(以下、SFA)のオブジェクトに取り込むかを選びます。
追加可能なオブジェクトはカスタムオブジェクト(2オブジェクトの場合は+会社)が対象となります。見込客のように1オブジェクト、または会社-担当者のように親子関係を持つ2オブジェクトのいずれかで設定ができます。
※カスタムオブジェクトは目検による修正の対象外となりますのでご注意ください
2.名刺のテキストとSFAの項目のマッピング設定
名刺で読み取った各情報をSFA内に設定してある項目に格納するかをマッピングして決定します。
[設定]>[名刺]>[項目マッピング設定]をクリックします。(※1)
名刺から読み取られたデータがSFAに登録される際の項目マッピングを設定します。
①ハイフン除外設定
電話番号・携帯番号・FAX番号の-(ハイフン)を取り除きたい場合はチェックを入れてください。
※目検によるデータ補正機能で上書きされた場合、ハイフンなしで登録された場合もハイフンが復活するのでご注意ください
②オブジェクト選択
設定するオブジェクトを選択します。
③項目選択
左の名刺の項目に対して、取り込み先としてマッピングしたい項目を選択します。
④重複時の更新設定
すでに登録されているデータと撮影する名刺が重複した場合に、項目の内容を更新して編集画面に遷移したい場合はチェックを入れます。このチェックボックスからチェックを外すことで、同一人物や同一会社の名刺を取り込んだ際にも編集画面上でデータ更新がされず、既存のデータが保持されるようになります。
※重複判断の設定は「3.名寄せの条件設定」で設定が可能です
※初期設定はすべてにチェックが入っておりますのでご注意ください
3.名寄せの条件設定
「見込客」・「会社」・「担当者」・「カスタムオブジェクト」の名刺取込時の名寄せ条件を設定できます。
例えば、会社名と支店名が一致する会社だけ名寄せをすることで、支店ごとにバラバラに会社データを登録しても、別の支店の名刺と名寄せされることがなくなります。(会社名とドメインが一致する名寄せ条件が複数該当する場合、選択が可能です。)
設定には事前にマッピング設定が完了している必要がございます。
※設定ボタンが表示されない場合は弊社側での初期設定が完了していない可能性があるため、お手数ですがチャットまたはメール(product_support@geniee.co.jp)にてご連絡ください
スマートフォンで名刺をスキャンする
1.スマートフォンアプリの名刺スキャンメニューを押す
画面右下の[+]をタップし、[名刺]ボタンをタップします。または下部メニューの[その他]>[名刺]>[+]からも追加が可能です。
名刺登録先のオブジェクトを選択できますので、登録したいオブジェクトを選択します。今回は見込み客に登録します。
2.名刺の写真を撮る
カメラを起動すると、カメラが名刺を検知し、スキャンする対象の名刺が青色になります。対象の名刺が青色になったら撮影ボタンをタップしてください。名刺は一度に最大4枚撮影ができます。
連続で撮影したい場合は[連続撮影]をタップすることで再度カメラを立ち上げることが可能です。
※予め操作端末のGENIEE SFA/CRMのカメラへのアクセス権限をONにしてください
スキャンが完了したら右下の[画像送信]ボタンをタップしてください。
3.スキャン画像を送信する
[画像送信]ボタンをタップすると処理が実行されます。
4.取り込んだ名刺をオブジェクトにも反映させる
名刺が1枚のみの場合は自動的に新規作成画面 or 名寄せ保存条件の選択画面に遷移します。
複数枚撮影の場合は名刺一覧画面へ遷移します。複数枚撮影時は登録を実施する名刺をタップすることで新規作成画面 or 名寄せ保存条件に遷移します。
- 名寄せ条件に合致するデータがない場合
- 新規作成画面
読み取った名刺の情報を反映させた状態で編集画面に推移します。
その他名刺外のデータと登録がある場合、追加・編集を行い保存ボタンをタップします。
- 新規作成画面
- 名寄せ条件に合致するデータがある場合
名刺の名寄せ条件に合致する名刺がある場合、「名寄せ保存条件の選択」画面に遷移します。
複数名寄せに合致する場合、どのデータに上書きをするか選択が可能です
-
- スキップ(名寄せしない)…データの上書きをせずに保持(該当するレコードの親のみ)
- 会社と担当者の場合…会社情報を上書きせず、担当者のみ更新や新規作成
- 上書き保存…読み取った名刺の内容を編集画面に反映させた状態で該当データの編集画面に遷移
- 新規作成…新規データとして選択したオブジェクトに登録
- スキップ(名寄せしない)…データの上書きをせずに保持(該当するレコードの親のみ)
上記作業終了すると、[データ未登録]の表示はなくなり、オブジェクトに登録されます。
また、名刺を大量に読み取った場合は編集画面をスキップして、一括で登録することも可能です。
右上の[…]ボタン>[一括登録]をタップしてください。
※重複したデータがある場合は自動で上書き作成となります
※一括、個別登録問わず、データの登録が可能なのは自身が読み取った名刺のみとなります
5.目検によるデータ補正機能について
データ登録後、データが送付され人の目検によって登録データに誤りがある場合、登録データに対して上書きで修正を実施します。
※編集画面時に更新した内容も上書き修正の対象となりますのでご注意ください
※目検によるデータ補正機能をなくし、OCRによる読み取り機能のみにすることも可能です
※目検による機能のオブジェクトの対象は、「見込み」「会社と担当者」のみとなります
※「会社名の振り仮名」「姓(カナ)」「名(カナ) 」「支店」「HP」「名刺登録者」は目検修正の対象外となります
※OCRによる読み取り機能のみにすることも可能です。消去をご希望の場合、カスタマーサポートまでお問い合わせください
スキャンした名刺を一覧で確認する
- アプリで名刺を確認する
GENIEE SFA/CRMアプリでは、従業員同士で過去にスキャンした名刺を共有し、検索することができます。[その他]のメニューから[名刺]>[名刺一覧]にアクセスし、右上の青色のボタンで会社名や名前、名刺の登録者で絞り込み条件を設定して、条件に合致する名刺を抽出することもできます。ただし、高度なアクセス権設定(アクセス権設定)によって、閲覧が制限される場合がございます。
また、名刺画像をタップすることで画像を確認でき、文字をクリックすることで登録時の内容を確認することが可能です。
さらに自身が誤って撮影して送信しまった名刺などは一覧から削除することも可能です。
上部の[…]ボタン>[削除]をタップし、対象の名刺を選択して削除してください。
オブジェクトに登録したデータから名刺を見る場合は、
[オブジェクト]のメニューから名刺を登録したオブジェクト>見たいデータをクリックし、
[関連]メニューにある[添付ファイル]にて確認ができます。 - WEBで名刺を確認する
WEBではアプリと異なり自身がスキャンした名刺一覧のみが表示されます。
「操作」列の[三]をクリックすると名刺画像とデータが表示されます。
オブジェクトに登録したデータから名刺を見る場合は、
[オブジェクト]のメニューから名刺を登録したオブジェクト>見たいデータをクリックし、
画面を下にスクロールして[添付ファイル]にて確認ができます。
※オブジェクトに登録したデータから名刺を見る場合は、予め[項目設定]メニューの[関連データ]にて「添付ファイル 」が「表示」になっていることをお確かめください
名刺スキャン機能を利用する上でご留意いただきたいこと
名刺取り込み機能をご利用になる場合は、下記についてご留意いただきますようお願いいたします。
- 名刺と撮影背景の色が同系色の場合、名刺がうまく認識できない可能性がございます。撮影背景を名刺と違う色(名刺が白の場合、黒い背景とする、など)としていただくことで、撮影の精度が上がります。
- 一部旧字体について、取り込み時に新漢字に変換される場合がございます。
- 名刺に手書きのメモ書きがある場合、システムが名刺の文字をうまく認識できない場合がございます。
- 一部の名刺について、撮影時に画像が重複する場合がございます。その場合には、不要な画像を削除し、送信をお願いいたします。
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※1:画面キャプチャは、従来版のバージョンに基づいています。最新のアップデートにより、画面のUIやメニューの導線が異なる場合がございます。あらかじめご了承ください。