GENIEE SFA/CRM(以下SFA)のカレンダー機能では、お客様との商談の日程調整を行うことのできる機能が備わっています。日程候補のリストアップから予定登録、Web会議のURL発行まで、面倒な日程調整タスクをSFA内で完結させることが可能です。
※本機能はプロプラン以上でご利用が可能です
※ご使用にあたっては設定>高度なアクセス権設定 or アクセス権設定より、「予定」操作権限設定 / 権限設定において閲覧をONにしてご使用ください
日程調整用のリンクを作成する
1.カレンダービューを開く
アイコンの並びから、[機能]アイコン>[予定]を選択します。
※設定>高度なアクセス権設定 or アクセス権設定より「予定」操作権限設定 / 権限設定において閲覧がOFFの場合は表示がされません
2.[日程調整一覧]をクリックする
[日程調整一覧]をクリックし、日程調整モードを表示します。(ヘッダ色が黒になります)
3.下の動画にならって予定を追加する
[+作成]をクリックすることで、新しい日程調整を開始することが可能です。
①予定の題名を入力する
予定名を入力します。メールで送付時の件名として自動挿入、ならびにお送りする相手先にも表示がされます。
➁関連オブジェクトを紐付ける(※任意)
関連オブジェクトデータを任意で紐付けます。
email項目がある場合、入力のあるメールアドレスに対して日程調整のご案内をそのまま送付することが可能です。
③日付を選択する
時間枠をカレンダーのドラッグ&ドロップで追加、もしくは候補日時の[+追加]から追加をします。
時間枠は30分or60分で選択が可能です。
※予定はカレンダーを操作している時点当日と過去の日付は選択することはできません
④説明を入力する(※任意)
予定の説明を追加します。お送りする相手先にも表示がされます。
作成が完了したら[URLを発行する]をクリックします。
※一度作成すると予定の題名・日付・関連オブジェクトは変更ができないのでご注意ください
4.お客様に日程調整の案内を送る
[URLを発行する]をクリックすることで、以下の方法で送付することが可能となります。
- メールで送る
紐づいたオブジェクトにemail項目がある場合、入力のあるメールアドレス宛にメールを送付することが可能です。クリックすることで定型文が入った状態でメール作成画面に遷移します。
※各ブラウザ・PC側でメールアドレスのハイパーリンククリック時に指定のメールツールに遷移するよう設定する必要があります - 調整用リンクをコピーする
チャットツールなどで送付する際はこちらのリンクをお客様に送付します。
※URLの有効期限は1週間となってます
お客様に日程の調整して頂く
1.お客様に、届いたリンクにアクセスし、日程を確定する
URLをクリックすることで上記の画面へ遷移します。候補日の中から日時を選択して、右下の[次へ]をクリックします。
日程が合わない場合は下部の[再調整を依頼する]をクリックすることで、
予定作成したユーザー宛に「日程調整【再調整】のお知らせ」が<info@chikyu.net>から届きます。
2.お客様の情報を入力してもらう
お客様側で氏名・会社・電話番号・メールアドレス・コメントを入力していただき、[日程調整を完了する]をクリックします。
※氏名のみ必須項目となります
※入力した情報は説明欄に自動表示されます(SFAのデータ自体は上書きされません)
3.日程調整完了通知を受け取る
日程調整が完了となり、上記画面に遷移し、「日程調整【確定】のお知らせ」のメールが調整を作成ユーザーへ<info@chikyu.net>から/お客様側へ<info@sfacrm.geniee.jp>から送信されます。
4.日程調整の状況を確認する
- SFAユーザー側
カレンダーを開き、[日程調整一覧]をクリックすることで右側のサイドバーにURLを発行した調整一覧が並びます。確定/未確定で絞り込みもできます。
各日程の[…]をクリックすることで予定の削除/編集(説明のみ)が可能です。 - お客様側
招待したメールのURLをクリックすることで確定した日程を確認することが可能となります。
※再度日程調整を実施したい場合は直接お問い合わせが必要となります
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※1:画面キャプチャは、従来版のバージョンに基づいています。最新のアップデートにより、画面のUIやメニューの導線が異なる場合がございます。あらかじめご了承ください。